Contratación de la Auditoría Externa 2022 del Programa Guate Diversa e Inclusiva basado en las ISRS 4400

Región: Guatemala
Oficina: Guatemala
Horas: Consultoría
Application deadline: enero 30, 2023

Nota importante: Este es un extracto de los Términos de Referencia, para descargarlos completos dar clic aquí

Introducción

Hivos, contratará a través de una licitación pública los servicios de una firma de auditoría para efectos de auditar el Programa Guate Diversa e Inclusiva, según lo estipulado en el acuerdo entre Hivos y Sida. Dicha auditoría será llevada a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (ISA por sus siglas en inglés) emitidas por la IAASB Adicionalmente, también serán asignadas tareas conforme a las Normas Internacionales sobre Servicios Conexos (ISRS) 4400; la auditoría deberá ser implementada por una firma de auditores externos que sea miembro o ser representante de una Firma internacional que sea independiente y calificada.

Justificación

Hivos posee una serie de códigos, políticas, normas y procedimientos administrativos, financieros y de recursos humanos que regulan la gestión y operaciones de programas y proyectos entre los cuales se señalan los siguientes: 1) Política de salvaguarda; 2) Política de integridad, 3) Código de conducta, 4) Política de manejo de conflicto de intereses, 5) Política anti corrupción y fraude, entre otros. En ese marco se resalta la importancia de la presente auditoría con el propósito de hacer efectivo lo contemplado en las políticas y las normas institucionales, ya que el Programa tiene estándares altos de transparencia y rendición de cuentas tanto hacia los cooperantes, los socios, como hacia las comunidades beneficiarias.

Objetivos y alcance de la auditoría

Objetivo:

El objetivo es auditar el informe financiero para el período del 1 de enero al 31 de diciembre al año 2022, según fue presentado a Sida y que se emita una opinión de auditoría (calificada o no calificada) conforme a ISA, aplicando ISA 800/ISA 805, sobre si el informe financiero de (Programa Guate Diversa e Inclusiva) se encuentra en conformidad con los registros contables del Hivos y los requisitos de Sida en materia de informes financieros, según lo estipulado en el convenio que incluye los anexos entre Sida e Hivos. (Convenio número 12467).

Asignaciones Adicionales de acuerdo con Norma Internacional de Auditoria de Servicios Relacionados (por sus siglas en inglés ISRS 4400):

Trámites obligatorios que deben incluirse:

  1. Observe si el informe financiero está estructurado de manera que permita una comparación directa con el último presupuesto aprobado [1].
  2. Observar e inspeccionar si el informe financiero proporciona información sobre:
  3. Resultado financiero por línea presupuestaria (tanto ingresos como costos) para el período de informe y columnas para información acumulativa sobre períodos anteriores bajo el acuerdo actual.
  4. Cuando corresponda, compare si el saldo de apertura del fondo [2]para el período de informe coincide con lo que se declaró como saldo de cierre del fondo en el período de informe anterior.
  5. Una revelación de las ganancias/pérdidas cambiarias. Pregunte y confirme si la divulgación incluye toda la cadena de cambio de moneda desde el desembolso de Asdi hasta el manejo del proyecto/programa dentro de la organización en moneda(s) local(es), si corresponde.
  6. Notas explicativas (como, por ejemplo, los principios contables aplicados a los estados financieros).
  7. Cantidad de fondos que se ha enviado a los socios implementadores, cuando corresponda.
  8. a) Indagar e inspeccionar con qué frecuencia se cargan al proyecto/programa los costos salariales durante el período del informe.

Elija una muestra de tres individuos para tres meses diferentes y :

  1. b) Consulta e inspección sobre si existe documentación de apoyo[3] para costos por salarios debitados.
  2. c) Consulta e inspección sobre si el tiempo efectivamente trabajado ha sido debidamente documentado y verificado por un gerente. Consulta e inspección sobre con qué frecuencia se llevaron a cabo las verificaciones entre el tiempo siendo cobrado y el tiempo efectivamente trabajado.
  3. d) Indagar sobre si Hivos ha cumplido con la legislación fiscal vigente en relación a impuestos sobre la renta (PAYE)[4] y el descuento de cuotas de seguro social.
  4. a) Inspeccionar y confirmar que el saldo de fondos no utilizados (según el informe financiero) al final del año fiscal, se encuentra conforme con la información proporcionada en el sistema contable y/o en la cuenta bancaria.
  5. b) Aplicable a final de año: Inspeccionar y confirmar el saldo de fondos no utilizados (incluyendo ganancias de cambio) en el informe financiero, y confirmar el monto que deberá ser reembolsado a Sida.
  6. Establecer el cumplimiento de los términos y condiciones del Acuerdo de Cooperación número 12467, leyes, normas y regulaciones locales aplicables. El auditor deberá evaluar el cumplimiento específico de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contenidas en el Acuerdo.
  7. Determinar el cumplimiento, a través del examen integrado de los respectivos procesos de adquisiciones y desembolsos, con las normas y procedimientos establecidos en el Acuerdo de Cooperación para la selección, adjudicación, contratación, recepción y pago relacionados con la adquisición de bienes y la contratación de servicios de consultoría financiados con los recursos del Acuerdo de Cooperación, así como la validez de la documentación de soporte y la elegibilidad de los gastos hechos.
  8. Verificar la existencia de Organigramas, líneas de comunicación que funcionan adecuadamente y que cumplan con lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos para los Socios del Proyecto Guate Diversa e Inclusiva.
  9. Verificar la aplicabilidad del Manual de Normas y Procedimientos en todas las transacciones, compras, contratación de Recurso Humano y servicios, etc.
  10. Verificar los controles internos están siendo aplicados tal como fueron establecidos, y evaluar en el sistema de control interno implantado por la entidad ejecutora es adecuado la administración de Fondos.
  11. Verificar si los Socios cumplen los requisitos establecidos para la obtención de bienes y servicios, que han sido adquiridos de forma eficiente, sobre bases abiertas y competitivas.
  12. Establecer si los fondos transferidos a las socias implementadoras se utilizan de acuerdo con los requisitos establecidos.
  13. Revisar el cumplimiento a los hallazgos de control interno descrito en el Management response and Action plan del año 2021.
  14. Revisar en detalle el equipo adquirido con fondos del programa, codificación y si forman parte del inventario del Socio y Programa.
  15. Verificar los gastos incurridos y contraídos, están debidamente contabilizados e imputados de acuerdo con los términos del presupuesto aprobado y en vigor en el momento de realizar la auditoria.
  16. Supervisar en base a la Ley de ONG según decreto No. 4-2020. Obligaciones formales de ONG`s.

Presentación de informes

Metodología

La auditoría deberá ser planificada y ejecutada conforme normas internacionales de auditoría para proyectos (ISA 800/805 por sus siglas en inglés), emitidas por el IAASB5.

Considerado la situación por la pandemia del SARS-CoV-26, se deberá considerar en su metodología la realización de visitas virtuales y visitas de campo guardando los protocolos de seguridad, prevención y distanciamiento físico permitidos por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y el Ministerio de Trabajo y que están vigentes a la fecha de la revisión; así como, los protocolos establecidos por Hivos y sus Socias implementadoras y tomando en consideración lo estipulado en el Acuerdo Gubernativo 150-2020 publicado en el Diario de Centroamérica el 30 de septiembre de 2020.

La firma auditora elaborará informes de auditoría anual de Hivos y las Socias implementadoras por las actividades comprendidas entre el 1 de enero al 31 de diciembre 2022, se desarrollarán en los meses de febrero y marzo 2023, y deberán abarcar el período completo de la revisión para cumplir con todos los productos esperados.

La auditoría deberá ser planificada por la firma auditora, elaborando un cronograma que será aprobado por Hivos para su implementación. La fecha máxima de presentación del Informe final de Auditoría es el 24 de marzo 2023.

La opinión de la auditoría debe incluir los aspectos más relevantes de su revisión, y no centrarse en incumplimientos de aspectos de control interno de bajo impacto. La firma auditora revisará los documentos de referencia: Acuerdo y sus anexos, enmiendas o adendas al acuerdo, Plan operativo anual, Presupuesto de gastos aprobado para el período a auditar.

La auditoría validará que todos los ingresos relacionados al programa han sido incluidos en el estado de ingresos y egresos. La revisión anual, para las operaciones del programa “Guate Diversa e Inclusiva” deberá realizarse en las instalaciones de Hivos Guatemala, ubicada en 1era calle 21-49, Zona 15 Vista Hermosa II, Ciudad de Guatemala o de forma virtual según lo indique la Dirección de Hivos Guatemala, posterior a la reunión de aprobación de cronograma. La revisión anual a las Socias Implementadoras deberá realizarse en las instalaciones de las oficinas de cada socia implementadora, según listado que se adjunta a estos términos de referencia.

La Carta a la Gerencia del informe anual de Hivos, deberá ser discutida conjuntamente entre el Auditor líder designado, la directora de Hivos Guatemala, la oficial financiera regional, el contador general, la Oficial de Proyecto y Oficial Financiera del Programa, a efecto de incluir en ésta los comentarios, compromisos y procedimientos que la Dirección y Administración tomarán para superar las debilidades detectadas; así mismo se establecerá un tiempo perentorio no mayor a una semana para proporcionar información de descargo. Este proceso deberá realizarse dentro de los plazos indicados en la sección correspondiente ya que, al momento de la entrega de los Informes a Hivos, estos ya deben haber sido discutidos conjuntamente entre las partes.

La Carta a la Gerencia (Management letter) del informe anual de cada Socia Implementadora, deberá ser discutida conjuntamente entre el Auditor designado, el o la directora o persona designada por la Socia Implementadora y el o la Contador (a); a efecto de incluir en ésta los comentarios, compromisos y procedimientos que la Dirección y Administración tomarán para superar las debilidades detectadas, así mismo se establecerá un tiempo perentorio no mayor a una semana para proporcionar información de descargo.

Este proceso deberá realizarse dentro de los plazos indicados en la sección correspondiente ya que, al momento de la entrega de los Informes a Hivos, estos ya deben haber sido discutidos conjuntamente con las partes. La firma auditora debe estar dispuesta a aceptar si, SIDA o el Controller de Hivos Regional o Global deciden hacer una revisión a los documentos de trabajo y procedimientos de auditoría aplicados durante el proceso de auditoría de los diferentes estados financieros.

Contenido y Forma de entrega de la propuesta técnica y financiera

En las ofertas se debe incluir lo siguiente:

Requisitos administrativos:

El registro incluye el reconocimiento y la adherencia por parte del oferente de las políticas de Hivos en todos los procesos de adquisiciones: https://america- latina.hivos.org/assets/2021/06/Hivos-Politica-de-SALVAGUARDA.pdf; política de integridad: https://america-latina.hivos.org/assets/2021/06/Politica-de-Integridad-Hivos.pdf; Código de conducta: https://america-latina.hivos.org/assets/2021/06/Codigo-de-conducta.pdf; Condiciones estándar de compra de Hivos: https://america-latina.hivos.org/assets/2021/06/Condiciones-estandar-de-compra-de-Hivos.pdf. Ya que son de cumplimiento irrestricto.

Para esta auditoría, se requiere una firma auditora con experiencia relevante en áreas de trabajo relacionadas con auditorías realizadas a diferentes instancias, la terna evaluadora tomará en cuenta a los oferentes que presenten debidamente los documentos acreditando su experiencia específica en la auditoría a organizaciones de la sociedad civil, organizaciones de jóvenes, organizaciones LGBTIQ+, Organizaciones de mujeres y que ejecutan proyectos de desarrollo financiados principalmente por los países que forman parte de la Unión Europea y con mayor énfasis a los proyectos financiados por SIDA. Además, se tomará en cuenta la experiencia del equipo de auditores que se proponen en la oferta técnica. Calidad Técnica del Servicio: se realizará una evaluación de la propuesta técnica, metodológica, enfoque y alcance de la auditoría. El rol y la función del control de calidad durante el proceso de auditoría, perfil profesional de su equipo de auditores.

Las firmas auditoras interesadas en esta auditoría deberán presentar las propuestas adjuntando lo siguiente:

  1. a) Propuesta técnica: debe incluir objetivos, metodología, plan de trabajo con el cronograma correspondiente. Para la realización de la propuesta técnica debe tomar en cuenta todo lo que se enlista e los Objetivos, Metodología, Alcances, Resultados Esperados y entregables, vigencia y plazos, requisitos de la empresa de auditoría y formas de pago.
  2. b) Propuesta financiera: utilizar formato proveído y contemplando lo siguiente: Una descripción y experiencia de la firma auditora y del perfil profesional de los socios.

La experiencia de la firma, en auditoría a proyectos de desarrollo financiados por los países miembros de la Unión Europea y con especial énfasis a los financiados por SIDA.

  • La experiencia de la firma, en auditoría a organizaciones de la sociedad civil, organizaciones de jóvenes, organizaciones de personas LGBTIQ, Organizaciones de Mujeres y Organizaciones No Gubernamentales – ONG.
  • Incluir una lista de los clientes de la firma de los últimos dos años relacionadas a las organizaciones no gubernamentales internacionales y nacionales
  • Descripción de la metodología, alcance y enfoque de cómo la firma auditora llevará a cabo la auditoría externa.
  • Propuesta de honorarios desagregada por informe, los cuales deben incluir todos los costos directos e indirectos.
  • Descripción del perfil académico y experiencia profesional del equipo que se propone para llevar a cabo la auditoría anual requerida en estos términos de referencia.
  • Debe incluir información de la Firma Internacional de Auditoría de la cual son miembros y que tipo de afiliación se posee a efecto de determinar el nivel de control de calidad que la firma internacional ejerce sobre la firma auditora nacional.
  • Documentar la capacidad de comunicarse de forma oral y escrita en idioma inglés, principalmente del Gerente o Socio de la firma que tendrá a su cargo el proceso de auditoría.
  • Una descripción del control de calidad, con la cual la firma auditora garantiza los productos requeridos por estos términos de referencia.
  1. c) Propuesta técnica y financiera en formato electrónico firmados
  2. d) Documentos de soporte: Hoja de Vida, acreditaciones académicas, informes elaborados, cartas de constancia de consultorías realizadas relacionadas a la temática, copia digital de productos realizados o links para acceder vía internet, otros documentos que considere pertinente.

La firma auditoria debe adjuntar:

  1. a) Fotocopia del Registro Tributario Unificado -RTU-, actualizado. De no más de (6) meses de haber sido emitido.
  2. b) Fotocopia de Documento de Identificación Personal –DPI y/o Pasaporte del representante legal y/o mandatario.
  3. c) Nombramiento e inscripción del representante legal y/o mandatario vigente.

HIVOS verificará la veracidad de los documentos presentados y la información contenida en la oferta (propuesta técnica, propuesta financiera, documentación de soporte). De encontrar falsedad o engaño en los mismos, se procederá a rechazar la oferta.

HIVOS podrá solicitar información complementaria y/o aclaraciones.

El oferente deberá presentar la propuesta completa debidamente ordenada, identificada, firmada y foliada, de tal forma que sea posible su revisión y análisis de manera ágil y sin dar lugar a dudas o contradicciones.

Vigencias y plazos

La auditoría se desarrollará en un máximo de tiempo de 4 semanas comprendidas entre el 6 de febrero al 3 de marzo 2023, período durante el cual se programará cada una de las fases de la auditoría conjuntamente con Hivos, esta programación incluirá un
detalle de las actividades, las visitas de trabajo de campo y/o virtuales, el procesamiento de información, la presentación de avances, borradores e informes finales, así como la presentación de un informe final ante SIDA.

El trabajo de campo de las auditorías anuales de Hivos y las
Socias implementadoras deberá dar inicio el 6 de febrero 2023, sin exceder 20 días calendario. Las versiones borrador se deberán presentar a Hivos 6 de marzo de 2023 para su revisión y seguimiento sobre el proceso. Las socias implementadoras tendrán hasta el 10 de marzo 2023 para enviar el Plan de Acción para el seguimiento a los hallazgos y recomendaciones de control interno resultantes de la auditoría.

Hivos tendrá hasta el 17 de marzo para consolidar los planes de acción elaborados por las socias implementadoras.

Los informes descritos en los numerales 5.2 (5.2.1, 5,2.2 y sus sub incisos) en su versión final deberán presentarse a más tardar el 31 de marzo 2023; y deben ser discutidos
previamente con Hivos y las Socias implementadoras previo a su presentación final. Posiblemente el donante pida una reunión con la firma de auditores para la presentación del informe de auditoría final.

Se adjunta cronograma indicativo para uso en la elaboración de la propuesta técnica que debe ser entregada

 

No. Actividad Fecha límite
1 Lanzamiento del proceso 24 de enero de 2023
2 Fecha límite de realizar consultas y dudas 26 de enero de 2023
3 Fecha de entrega de propuesta técnica y
económica
30 de enero de 2023
4 Evaluación de las propuestas y adjudicación Del 30 de enero al 3 de febrero de 2023
5 Implementación de la auditoría Del 6 de febrero al 3 de marzo 2023
6 Entrega de informe final de auditoría 2022
y sus respectivos anexos
31 de marzo 2023

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Preguntas sobre el proceso

Durante el proceso de elaboración de la propuesta por parte del oferente, pueden surgir dudas conceptuales las cuales, si necesitan ser aclaradas, pueden ser giradas o enviadas a la siguiente dirección de correo: adquisiciones-gt@hivos.org a más tardar el día jueves 26 de enero 2023 a las 12:00 horas. Deberán colocar en el asunto “Resolución de dudas “CONTRATACIÓN DE LA AUDITORÍA EXTERNA 2022 DEL PROGRAMA GUATE DIVERSA E INCLUSIVA” PROCESO HIVOS-GDI-CDP-01-2023”.

Asimismo, Hivos podrá en cualquier momento antes de que venza el plazo de presentación de ofertas y por cualquier causa, o por iniciativa propia, modificar los términos de referencia mediante enmiendas, incluyendo la cancelación del proceso ya sea parcial o totalmente. Esto será anunciado en el sitio web de Hivos. https://www.hivos.org.gt/

Presentación de ofertas

Las ofertas deberán enviarse vía electrónica al correo: adquisiciones-gt@hivos.org hasta el lunes 30 de enero 2023 a las 15:00 hrs. En el asunto del correo debe indicar: “SERVICIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE LA AUDITORÍA EXTERNA 2022 DEL PROGRAMA GUATE DIVERSA E INCLUSIVA” PROCESO HIVOS-GDI-CDP-01-2023”

El oferente que no cumpla con enviar la oferta al correo indicado en este apartado quedará descartado por default.

 

Este es un extracto de los Términos de Referencia, descárgalos completos aquí

 

[1]El presupuesto se adjunta al acuerdo con Asdi como un anexo y cualquier actualización debe estar respaldada por una aprobación por escrito de Asdi.

[2]Es decir, fondos remanentes de los desembolsos realizados durante el/los período/s del informe anterior

[3] Costos por salarios debitados deberán ser corroborados por documentación de apoyo, tal como contratos de trabajo/empleo.

[4] “Pay As You Earn” – Pago según ganancias