Servicios de logística y coordinación para evento de cierre VIH-CR

Region: América Latina
Office: Costa Rica
Hours:
Application deadline: mayo 19, 2024

Este es un extracto de los Términos de Referencia, descárgalos completos aquí

Antecedentes

Desde julio del 2021 y hasta junio del 2024 se está implementando la tercera subvención denominada “Costa Rica: transitando hacia la sostenibilidad de la respuesta al VIH con financiamiento doméstico”, conocida de forma breve como Proyecto VIH-CR.

El objetivo de esta tercera fase del Proyecto VIH-CR es consolidar el modelo de prevención combinada de VIH para poblaciones clave, con miras a la sostenibilidad del mismo, y en concordancia con el Plan Estratégico Nacional de VIH 2021- 2026.

Además, recientemente el Fondo Mundial ha aprobado para Costa Rica recursos adicionales denominados C19RM, los cuales pretenden apoyar a los países en su respuesta y contención a la pandemia por COVID-19, incluyendo la afectación que la misma ha tenido en la respuesta al VIH y en las poblaciones clave y vulnerables.

Como se encuentra próxima la fecha de clausura de ambas subvenciones se llevará a cabo un evento de cierre con el fin de destacar los logros alcanzados, compartir lecciones aprendidas y promover la continuidad de las acciones de prevención y atención del VIH en el país.

Objetivos de la consultoría

Objetivo general

Brindar servicios de logística y coordinación para la correcta realización del evento de cierre de la subvención del Proyecto VIH, ejecutado por Hivos, garantizando su adecuado desarrollo donde se busca reflexionar sobre los alcances del proyecto y el modelo de prevención combinada.

Objetivos específicos

  • Elaborar un plan para el evento de cierre, incluyendo una idea inicial de agenda, actividades, recursos necesarios y logística para la actividad enfocado el modelo de prevención combinada.
  • Coordinar y sopesar los detalles del evento con un panel compuesto por una representación del Mecanismo Coordinador País (MCP-CR), uno de Conasida y uno del equipo del Proyecto VIH CR.
  • Obtener cotizaciones (al menos tres por compra) para los servicios necesarios de la actividad, así como negociar con proveedores para asegurar los mejores precios y condiciones.
  • Elaborar y difundir la invitación según indicación de contratante para el evento.
  • Contratar a una persona maestra de ceremonias con características lúdicas así como coordinar y supervisar la contratación de personal para apoyar en la ejecución del evento.
  • Desarrollar o buscar proveedores para la creación de cuatro productos audiovisuales en formato de videos cortos para redes sociales sobre el proyecto VIH-CR, incluyendo entrevistas a actores clave.
  • Cotizar y contratar servicios de decoración para el escenario, los podios y presentaciones culturales para el evento.
  • Adquirir los insumos necesarios, como lapiceros, gafetes y material de oficina.
  • Coordinar la alimentación de 120 personas durante los dos días del evento, con un costo aproximado de $35 por persona por día.
  • Gestionar el hospedaje para cuatro personas panelistas invitados especiales y 30 personas de las regiones.
  • Supervisar la diagramación, impresión y distribución de la agenda, cronograma y guiones.
  • Coordinar la comunicación y difusión del evento, asegurando una amplia convocatoria y cobertura mediática.
  • Supervisar el desarrollo del evento, asegurando el cumplimiento del cronograma y la calidad de las actividades realizadas.
  • Preparar un informe final del evento de cierre, que incluya un resumen de las actividades realizadas, los principales aprendizajes y recomendaciones para futuras iniciativas así como el análisis de las reflexiones emergentes sobre el modelo de prevención combinada.

Presentación de la oferta

Las personas oferentes deben presentar su oferta de acuerdo con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en este pliego de condiciones. La oferta debe hacerse en idioma español y debe contener:

  • CV de la persona o del equipo consultor.
  • Oferta económica.

La documentación deberá ser enviada a los correos: etrujillo@hivos.org, rcampos@hivos.org y aflores@hivos.org, a más tardar el 19 de mayo a las 11:59 p.m., hora Costa Rica. Con el asunto: Servicios de logística y coordinación

 

Las aplicaciones que no cumplan los criterios antes mencionados, envíen la documentación incompleta o fuera de la fecha estimada no podrán ser consideradas para la contratación.

Productos

Los productos que deberán de entregarse son:

  1. Plan de trabajo con el respectivo cronograma apegado a las fechas de inicio y fin de la consultoría.
  2. Informe final del evento de cierre del Proyecto VIH-CR con el respectivo análisis de las reflexiones realizadas sobre prevención combinada.

Modalidad de contratación

La presente consultoría se desarrollará mediante un contrato por servicios profesionales.

Para todos los efectos legales el contratante será Hivos y la aprobación de los productos se dará de forma conjunta por parte de una representación del Mecanismo Coordinador País, uno de Conasida y uno del equipo del Proyecto VIH CR. Para todos los efectos, el contratista asumirá en forma amplia y general la logística de las actividades presenciales y virtuales.

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